비슷한 글이 많아지면 새 글이 기존 답을 가리고 검색자도 어느 문서를 봐야 할지 알기 어렵다. 먼저 제목을 숨기고 본문이 제공하는 답을 한 줄로 요약한다. 요약까지 같은 글은 표현 차이가 아니라 실질 중복일 가능성이 높다.
문서 역할은 변하지 않는 기준 안내, 시간 순서가 필요한 절차, 특정 상황의 예외, 날짜가 중요한 공지로 나눌 수 있다. 기준 안내에는 공통 원칙을 모으고, 상황별 글은 해당 기준으로 연결한다. 종료된 공지를 상시 안내처럼 남기지 않으며 최신 상태를 명확히 표시한다.
통합할 때는 조회수가 높은 글을 무조건 남기지 않는다. 사실이 최신이고 구조가 이해하기 쉬운 문서를 중심으로 선택한다. 다른 글에만 있는 유효한 질문을 옮긴 뒤 내부 연결과 외부에서 공유된 주소를 점검한다. 삭제보다 종료 표시나 이동 안내가 필요한 경우도 있다.
역할을 나눈 뒤에는 목록 화면에서 차이가 보이게 제목을 고친다. 같은 서비스 이름이 앞에 반복되더라도 ‘처음 확인’, ‘예약 변경’, ‘방문 당일’처럼 시점을 드러낼 수 있다. 새 글 제안은 기존 역할표에서 빈칸이 있을 때만 승인한다.
발행 전에 남겨야 할 결과물은 문서 역할 배정표이다. 이 기록은 ‘같은 주제를 다룬 글이 여러 편일 때 각각 어떤 역할을 맡길지 어떻게 결정할까?’에 대한 답이 작성자의 감에 머물지 않게 하고, 다음 수정자가 결정 배경을 찾도록 돕는다. 운영 단계에서는 각 글의 한 줄 답·역할 유형·최신성·고유 정보·연결 문서·통합 처리·대표 주소를 적어 중복을 정리한다.
비슷한 글이 많아졌을 때 문서 역할을 나누는 기준에 관한 판단을 안정적으로 이어가려면 정기적인 표본 검토가 필요하다. 이번 글의 목적은 중복 게시물을 제목만 바꾸지 않고 기준 안내, 절차 설명, 상황별 답, 최신 공지로 구분해 통합과 연결 방식을 정리한다. 문서 역할 배정표에서 완료된 항목 몇 개를 골라 실제 게시물, 공식 정보, 직원 설명이 같은지 대조하고 차이가 난 이유를 적는다. 비슷한 글이 많아졌을 때 문서 역할을 나누는 기준에서 변경된 사실은 우선 수정하고, 표현 취향의 차이는 같은 주제를 다룬 글이 여러 편일 때 각각 어떤 역할을 맡길지 어떻게 결정할까?의 답을 흐릴 때만 손본다. 다음 문서 역할 배정표 검토에서는 비슷한 글이 많아졌을 때 문서 역할을 나누는 기준에 관한 이전 결정이 여전히 유효한지 살펴 기록이 형식적인 목록으로 굳지 않게 한다.